Начните с реального клиентского сценария
Опишите путь от заявки до клиента, передачу ответственности и ручное копирование данных. Учтите исключения: филиалы клиента, нестандартное согласование, повторное открытие сделки. Проверьте этот сценарий в пробной версии SaaS до написания ТЗ. Платформа, которая решает обычные задачи с умеренной настройкой, может быть лучшей отправной точкой.
Сравнивайте полную стоимость эксплуатации
В SaaS учитывайте пользователей, хранение, лимиты API и расширения. Заказная система требует разработки, хостинга, обслуживания, проверки безопасности и поддержки. Сравнивайте варианты на подходящем горизонте планирования, включая миграцию и выход. Некорректно сравнивать месяц подписки только с первым счётом за разработку.
Считайте интеграцию и выход функциями продукта
Уточните, можно ли выгрузить записи, вложения и историю связей в пригодном формате. Проверьте API и влияние лимитов на синхронизацию. Для заказной системы нужны модель данных, резервные копии и план передачи. Владение кодом полезно, но само по себе не даёт команде навыков эксплуатации.
Выберите обратимый первый шаг
Возможен смешанный подход: SaaS для стандартных продаж и небольшая интеграция для уникального процесса. Проведите пилот с типичной командой и заранее определите основания для дальнейших вложений. Выбор должен опираться на реальные затруднения и эксплуатационные потребности, а не на идею, что заказное всегда гибче.